Hace unas semanas, Google Drive y Google Docs fallaron (quedaron fuera de servicio) dejando a los trabajadores que dependen de estos servicios sin idea de qué hacer. Dado que todos los datos se almacenan en línea y la aplicación que se utiliza para el procesamiento de textos no estaba disponible, algunos no tuvieron más remedio que cambiar a

WordPad y, en algunos casos, tratar de recordar donde estaban viejos documentos para trabajar sobre ellos. Cuando se trata de aplicaciones empresariales de misión crítica, al no ser capaz de conectarse a dichas aplicaciones o documentos almacenados en línea se hace más difícil (si no imposible) ser productivo para finalizar proyectos, comunicarse con los compañeros de trabajo o encontrar un simple archivo que dejamos en la nube sin copia local.

Y, es costoso. Una estimación de IDC dijo que el costo promedio al fallar una aplicación de misión crítica puede ser tan alto como $ 500.000 a $ 1 millón por hora para las empresas en el listado de Fortune 1000.

Varios expertos han mostrado la forma en que se puede manejar esta situación, que no sea sólo decirles a los empleados que busquen una mejor conexión Wi-Fi o que apaguen y prendan sus equipos. Existen muchas buenas prácticas para sobrellevar una caída de la red o servicios en nube que, sorprendentemente, muchas organizaciones tienden a ignorar.

Nota: Ninguna de estas estrategias son una acusación a la computación en nube. Las ventajas de la ampliación de una infraestructura, empleados trabajando en cualquier lugar, y servicios alojados/gestionados superan algunas de las molestias se describe a continuación. El punto principal, según los expertos, es que se necesita un plan para hacer frente a esas fallas o problemas que se puedan presentar con los servicios en la nube.

1. Desarrollar un plan de contingencia

Una de las claves para mantener a los empleados productivos es el desarrollo de un plan de contingencia. Por ejemplo, si los trabajadores dependen de Google Drive para sus documentos o presentaciones a clientes, deben tener una opción de almacenamiento de archivos en las oficinas de la empresa que aún les permita acceder a archivos de mayor importancia.

Esto debería incluir aplicaciones como Microsoft Office 365, Google for Work, GitHub, Azure e incluso Amazon Web Services. Esto debe ser tratado como un plan de recuperación de desastres. La persona de ventas que se basa en Google Drive debe mantener una copia de seguridad de la misma presentación en un lugar de almacenamiento de la red corporativa.

Pero si estas ejecutando SaaS (Software as a Service) las cosas se complican. En ese caso la compañía es muy dependiente de su proveedor y una interrupción de la red o servicio hace que sea casi imposible la conexión a la aplicación en la nube, por lo que necesita y es recomendable preguntarle a su proveedor si cuenta con planes de recuperación de desastres o si cuenta con algunos planes de contingencia establecidos.

Kalpesh Rathod, el CEO y fundador de la aplicación para manejo de almacenamiento en la nube Cubes, dice que parte de un plan de contingencia podría implicar la búsqueda de una conexión diferente (ISP), que se conecte a la oficina de la compañía, en donde se almacene algunos datos importantes, un aplicativo paralelo para no estar tanto tiempo fuera del aire, o tener un flujo de trabajo que siempre tenga algún elemento de almacenamiento local, incluso si está sincronizando sus archivos únicamente a Dropbox.

2. Asegúrese de que utiliza las versiones premium de aplicaciones, con sincronización offline, muchos trabajadores y empresas tienden a utilizar la versión gratuita de una aplicación como por ejemplo Evernote, sin darse cuenta de que hay una versión de pago de estas aplicaciones que proporciona sincronización offline. Si internet no funciona o hay un problema en la red, el usuario puede seguir trabajando a nivel local. Cuando se restaura el acceso, la aplicación sincronizará automáticamente los archivos. La versión de pago por lo general no es tan caro. Michael Starostin, el director de tecnología de la empresa de hosting gestionado PlexHosted, dijo que es importante investigar qué aplicaciones tienen modos offline. Gmail tiene un modo fuera de línea que está en beta. Si el empleado se conecta a un servidor de Exchange mediante Outlook, hay un botón simple que cambia de línea en el modo fuera de línea. El SharePoint Workspace le permite continuar trabajando en proyectos, incluso cuando no está conectado a la red y luego se sincroniza más tarde.

Las dos suites de productividad empresarial y herramientas de colaboración más prevalentes - Microsoft Office 365 y Google Apps - ahora permiten funcionalidades offline en sus aplicaciones de escritorio, lo que permite la creación y edición de documentos con la sincronización transparente de los archivos cuando conectados ", añade Sumeet Sabharwal, vicepresidente y gerente general de NaviSite. "Estas mismas características fuera de línea también se extendieron a la aplicación móvil que también permite una rica experiencia de usuario en tabletas y teléfonos inteligentes mientras que proporciona a los usuarios la conveniencia de la portabilidad."

3. Capacitar a los empleados sobre cómo mantener su productividad Muchos empleados entran en un estado de pánico cuando no pueden acceder a sus archivos o no pueden utilizar Google Docs u Office 365. Incluso hay una tendencia a congelarse y no saber cómo seguir trabajando. Jonathan Levine, el director de tecnología de proveedor de hosting cloud Intermedia, dice que los empleados a veces no se dan cuenta que pueden tener los archivos de trabajo y de acceso a nivel local. Él dice que su aplicación de almacenamiento de archivos SecuriSync, por ejemplo, sincroniza archivos localmente. Cuando el empleado realiza cambios en los archivos locales, se sincronizan una vez que se restablezca el acceso. Los empleados a veces no se dan cuenta que tienen un modo sin conexión para los archivos, correo electrónico, programación y otras funciones. Por supuesto, juega un papel muy importante aquí la selección de aplicaciones y servicios que ofrecen un modo sin conexión. Y, es un problema de control de costos - incluso para una aplicación como Evernote premium que cuesta $ 50 por año, ese costo puede aumentar rápidamente cuando hay cientos o miles de empleados.

"Las reglas están cambiando rápidamente y las empresas deben ir más allá del básico“ Traiga su propio dispositivo” (BYOD) para habilitar y permitir la movilidad de una manera más amplia, teniendo acceso sin conexión en la cuenta del empleado", dice Sabharwal de NaviSite. "Esto implica hacer una selección más profunda para evaluar y seleccionar las herramientas de productividad clave, y proporcionar a los empleados con un conjunto completo de instrucciones y herramientas para habilitar el acceso sin conexión a través de cada una deestas aplicaciones."

Al final, los empleados deben entender que es probable que ya tienen una manera de seguir trabajando, pero los expertos señalaron que en muchos casos no saben acerca de los modos offline o no tienen un buen plan de contingencia. Eso es en parte una solución tecnológica y en parte un proceso que se puede explicar e implementar.